La toma de decisiones en las organizaciones resulta un ejercicio que en la mayoría de los casos resulta difícil e incluso errado al basarse en información inconsistente, inoportuna, dispersa y poco confiable. Manejando de manera integral información con respecto al comportamiento y tendencias de los proyectos, programas y portafolios con datos relacionados al alcance, tiempo, costo, riesgos, asuntos pendientes y desempeño, facilita tomar las decisiones requeridas a lo largo de la línea administrativa, generando Gobernabilidad en la Organización y sustentándola en las facultades de los distintos ámbitos involucrados.
El manejo de proyectos se ha convertido en un tema que va de la innovación a la necesidad; sin embargo al requerir de mayor calidad en las decisiones, propiciando consistencia, integridad, efectividad y exactitud, se requiere de mecanismos simples y prácticos ligados a la propia gestión de los proyectos. Por otro lado, debido a las circunstancias tan cambiantes, restringibles y críticas que imperan actualmente en los proyectos, se han revalorado los beneficios que la Administración de Proyectos ofrece para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.
Muchas organizaciones no cuentan con el soporte que los proyectos exitosos requieren. En muchos casos, los proyectos dentro de la organización no forman parte de una lista de iniciativas bien definida y priorizada, ni son gestionados con las mejores prácticas o por administradores calificados. Estas situaciones que con frecuencia no son visibles a la organización, conllevan a soluciones del negocio de baja calidad, con costos arriba del presupuesto y con considerables desviaciones de los tiempos comprometidos.
Este enfoque al igual que novedoso, efectivo sobre la Administración de proyectos es el de “Oficina de Proyectos” (PMO), abordado como un modelo que provee de factores de éxito en los proyectos, al alinear el portafolio de proyectos a las estrategias de negocio promoviendo el trabajo en equipo a través de un manejo integral de proyectos y facilitando visibilidad en tiempo real para la rápida y efectiva toma de decisiones.
La PMO fomenta y gestiona, mediante información automatizada, la atención de asuntos y pendientes a lo largo de la organización, gestionando las facultades y los niveles para su involucración.
Características del curso:
Itera provee la habilidad y la estructura de una guía para la implementación de una PMO. Esta guía se construye conjuntamente a lo largo de las sesiones del diplomado, generando experiencia en los asistentes en cuanto a los activos requeridos, los procesos por establecer y las estrategias de implementación. Este enfoque asegura procesos y estrategias con mayor apego a la realidad de las organizaciones de los asistentes, a partir de la experiencia generada en Itera. Nuestra intención es que su compañía pueda generar capacidades para que de manera independiente aborde la aventura de implementar su PMO con resultados más satisfactorios. La incorporación de talleres de manera sistemática, permite aplicar en el entorno organizacional los conceptos planteados y discutidos. De esta forma no solo se genera cocimiento, sino que a lo largo del diplomado se generaran de manera paulatina los procesos que soportaran a una PMO.
Objetivos de aprendizaje del curso:
Desarrollar las capacidades para diseñar e implementar exitosamente una Oficina de Proyectos (Project Management Office.- PMO) en su organización.
Definir y describir terminología común de administración de proyectos, para ser utilizados paso a paso, haciendo más rápidos y utilizando menos recursos los proyectos. Evitar obstáculos y errores durante la administración integral de proyectos a través de portafolios, aplicando estándares internacionales en situaciones reales.
Proveer de la comprensión sobre:
El papel de la administración de proyectos en la dirección estratégica de la organización, analizando la interrelación existente entre las dimensiones estratégicas, tácticas y operativas de las iniciativas de valor abordadas como proyectos.
Los procesos del ciclo de vida de los proyectos.
La manera en la que influye el contexto, características y circunstancias en la ejecución de los proyectos; estructura, misión, valores y cultura de la organización.
El papel protagonista de la oficina de proyectos (PMO), su grado de madurez en la gestión integral de proyectos como ventaja competitiva y la manera en la que influye sobre la capacidad y madurez organizacional.
El análisis sobre la naturaleza integradora de la PMO; el carácter y estrategia requerido para el manejo del cambio organizacional.
Integrar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en una organización sin caer en la burocracia y otras tentaciones, llevándolos a un proceso de gestión de Proyectos disciplinado y flexible por toda de la empresa.
Evaluar la necesidad de una PMO en su organización, cómo diseñar el tipo de PMO que será más adecuada para su organización y establecer el camino a la madurez y competencia de la Administración de Proyectos Organizacional.
Definir el rol de la PMO dentro del proceso global de administración de proyectos, detallando su perfil como área de servicio.
Resolver los problemas típicos de implementación de una PMO que incluyen: niveles múltiples de Oficinas de Gestión de Proyectos, autonomía, sistemas de gobierno, el rol metodológico de la PMO, el patrocinio, el enfoque que debe darse a la PMO (negociadora, evaluadora, auditora, facilitadora, normativa, gestora o conciliadora).
Temario:
Módulo I: Principios, punto de partida.
Tema 1: Introducción.
Situación de CHAOS. Problemas comunes. Importancia de la Administración de Proyectos. Ingeniería de Procesos. Organización del Diplomado. Convenciones y estándares. Contenidos.
Tema 2: Generalidades.
Conceptos de Administración de Proyectos.
Tema 3: Modelos del PMI.
PMBOK, Administración de Programas y Portafolios.
Tema 4: Modelos del PMI.
OPM3. Modelo de Madurez Organizacional. Conocimiento, Evaluación y
Mejora. Modelos de evaluación para un diagnóstico efectivo.
Módulo II: Modelos relacionados.
Tema 5: Generación de valor.
COBIT. Planeación Estratégica. BSC.
Tema 6: CMMI.
Áreas de proceso de Administración de Proyectos,
procesos Organizacionales, procesos de Soporte y procesos de Ingenieria
afines a las necesidades de la PMO.
Tema 7: Prince.
Framework. Cómo Prince complementa al PMBOK.
Tema 8: PMO.
La PMO en el contexto Organizacional. Modelo de Madurez de capacidades de
una PMO. Principales funciones.
Tema 9: Taller: “Plataforma arquitectónica de Procesos”.
Módulo III: Prácticas de Gestión de Proyectos.
Tema 10: Métodos.
Bases y lineamientos de un Método. Priorizando áreas de oportunidad. Ciclo
de Vida. Implementar y Gestionar la madurez de la Metodología.
Tema 11: Herramientas.
Seleccionar. Implementar. Evaluar.
Tema 12: Estándares y Métricas.
Fuentes de estándares y su implementación. Requerimientos de las
mediciones. Implementación y soporte de métricas.
Tema 13: Conocimiento e Información.
Framework de la gestión de un Knowledge. Sistema de información.
Tema 14: Taller: “Metodología ADHOC Automatizada”
Módulo IV: Infraestructura para la Gestión de Proyectos.
Tema 15: Sistema de gobierno.
Propósito y contribución Organizacional. Facultades y Responsabilidades.
Políticas generales y específicas. Guías de apoyo. Autoridad y Control.
Alineación de los comités técnicos y de negocio.
Tema 16: Aseguramiento.
Aseguramiento de las Competencias. Aseguramiento de las Capacidades.
Aseguramiento de la Madurez.
Tema 17: Estructura y organización.
Estableciendo la estructura de la PMO. Necesidades del staff. Establecer
relaciones de la PMO. Equipo de la PMO. Equipo estándar de un Proyecto.
Equipo extendido de un Proyecto. Involucración de Stakeholders.
Tema 18: Equipamiento de soporte a la gestión.
Requerimientos del equipo de Proyecto. Gestionar facilidades. Monitoreo de
la disponibilidad y explotación de las facilidades. Gestionar equipamiento.
Tema 19: Taller: “Perfil de la PMO”.
Tema 20: Taller: “Especificaciones para la automatización”
Demo: “RPM”
Demo: “EPM”
1.1.1. Módulo V: Integración del Capital Humano.
Tema 21: Gestión de Recursos Humanos.
Incorporación de Recursos. Requerimientos. Fuentes. Asignación.
Desarrollo de perfiles requeridos. Gestionar desempeño. Gestionar cierres de
participación.
Tema 22: Entrenamiento.
Definición del Programa de entrenamiento. Necesidades y requerimientos de
formación. Plan de entrenamiento. Gestión del programa de entrenamiento.
Capacidad de registro. Publicación. Evaluación. Control.
Tema 23: Carrera de avance.
PM como disciplina profesional. Descripción y calificación. Integrar carrera
en la Organización. Guías. Promover skill de negocio. Dar soporte.
Facilidades técnicas y certificación profesional.
Tema 24: Desarrollo de equipos.
Facilidades de cohesión. Dinámica de los equipos. Orientación. Integración de
proveedores al equipo. Equipos virtuales. Alineación. Interacción. Promoción de
la habilidad de aprendizaje. Técnicas y herramientas. Desarrollo del Líder. Monitoreo del desempeño del equipo de proyecto.
Tema 25: Taller: “Creando Equipos efectivos e integrados”.
Módulo VI: Soporte en la Gestión de Proyectos.
Tema 26: Mentoria.
Programa de Mentoria. Roles y Responsabilidades. Procesos de Soporte a la
Mentoria. Staff de Mentores calificados. Desarrollo de Mentores. Evaluación del
Programa de Mentoria.
Tema 27: Facilidades para la Planeacion.
Guías y herramientas para la planeación. Afinación de estimaciones.
Aseguramiento de Riesgos. Procedimientos para generar capacidad de soporte
en la planeación de proyectos. Evaluación del desempeño del soporte. Soporte a
planes primarios y secundarios. Guías de ajuste.
Tema 28: Auditoria.
Generar capacidad de auditoria. Necesidades de Auditoria. Auditoria
Administrativa. Auditoria Técnica. Recursos de Auditoria. Auditores internos y
externos. Puntos de Auditoria. Preparación. Planeación. Conducción. Gestión
de resultados.
Tema 29: Aprendizaje.
Lecciones aprendizajes. Procesos de almacenamiento y recuperación.
Indicadores. Criterios de selección. Activos.
Tema 30: Taller: “Potenciando los servicios de la PMO”
Módulo VII: Alineación.
Tema 31: Gestión de Portafolios.
Creación del Portafolio. Validar intereses y estrategias de negocio. Negocio,
Financiera, Desempeño. Mecanismos de selección de iniciativas. Roles en la Gestión del portafolio. Ambiente organizacional. Seleccionar e integrar al
portafolio. Plan de negocio. Oportunidades. Información de negocio. Plan de
staffing. Priorización. Validar gestión del portafolio. Mantenimiento al portafolio.
Nuevas iniciativas, monitoreo de activas, cierre de iniciativas. Actualización de
las estrategias. Seguimiento a la satisfacción del cliente.
Tema 32: Gestión integral de clientes.
Gestión de la información: del Proyecto, del negocio, de la participación del cliente. Generar y gestionar iniciativas. Calificación. Solución técnica, solución de negocio y estrategia de las iniciativas.
Tema 33: Gestión integral de Proveedores.
Identificar necesidades. Gestión de información. Gestión de adquisiciones.
Identificación y calificación. Solicitud de propuestas. Contratos organizacionales.
Gestión del desempeño de proveedores.
Tema 34: Gestión del desempeño del negocio
Desarrollo de soluciones de negocio integrales. Comprobar valor de las iniciativas.
Generación de inversión. Eficiencia operacional. Satisfacción del cliente.
Alineación estratégica. Gestión de negocios estratégicos, tácticos y operativos de manera colaborativa. Gestión de la PMO como una unidad de negocio. Alineación
estratégica de la PMO.
Tema 35: Taller: “Haciendo operativas las estrategias”
Módulo VIII: Puesta en marcha.
Tema 36: Gestion del Cambio.
Descongelar. Crear las condiciones para generar el cambio organizacional.
Liderear. Crear sentido de urgencia y de valor. Alianzas. Crear la visión. Soporte.
Cambiar. Gestionar, seguimiento y sostenimiento.
Congelar. Lograr que el cambio perdure. Contar todos la misma historia.
Tema 37: Road Map para la implementación de Procesos PM.
Tema 38: Road Map para la implementación de Procesos PMO.
Tema 39: Road Map para la Automatización de Procesos PM-PMO.
Tema 40: Taller: “Desarrollando mi programa de mejora con una PMO”
Módulo IX: Recapitulación.
Tema 41: Dinámica Integral.
Simulación de una PMO estratégica.
Tema 42: Dinámica Integral.
Simulación de una PMO táctica-operativa.
Tema 43: Conclusiones y cierre.
