Implementación de Oficinas de Administración de Proyectos en Distrito Federal

Implementación de oficinas de administración de proyectos

Durante años las organizaciones han sufrido en la entrega de proyectos en tiempo y dentro del presupuesto asignado debido a que no cuentan con los procesos, lineamientos e indicadores de desempeño que les permitan estandarizar y evaluar la entrega de los proyectos que conforman su cartera de proyectos tanto de manera interna como externa a la organización.

Sin la administración efectiva de la cartera de proyectos a través de una oficina de administración de proyectos, no existe un criterio para seleccionar, priorizar, ni para optimizar los recursos en los proyectos de manera efectiva y estándar dentro de la organización; se seleccionan los proyectos con base a la urgencia o con base a la influencia de los interesados y no en función a sus beneficios estratégicos. Cada proyecto maneja herramientas y metodologías diferentes. Los proyectos toman demasiado tiempo para terminarse. En muchos casos están completamente fuera de presupuesto y entregan menos resultados de lo que se había planeado. Más importante aún, la ventaja competitiva del negocio se pierde y la rentabilidad del negocio se reduce.

A través de la oficina de administración de proyectos se alinea a la gente a los proyectos y a las prioridades estratégicas de la organización, además de relacionar los proyectos y programas a las iniciativas estratégicas facilitando el seguimiento de su avance con claridad para asegurar el éxito de una visión estratégica.

Al concluir el diplomado el participante obtendrá un CD que incluye herramientas tecnológicas para el análisis de riesgos, soporte ejecutivo al proyecto, etc; además de que también se incluyen formatos estándar de soporte para los procesos de la oficina de administración de proyectos.

Este diplomado además de entregar el conocimiento de los procesos a seguir para implementar una oficina de administración de proyectos tanto en metodología como en tecnología permitirá a los participantes identificar las áreas de oportunidad organizacional en cuanto la madurez en administración de proyectos. Este diplomado le permitirá a los participantes solicitar ante PMI la acreditación de 1 PDU?s (Unidades de Desarrollo Profesional) por hora cubierta bajo la categoría 4 de PMI (Project Management Institute).

Objetivo General:

Este diplomado está diseñado para que los participantes, profesionistas de cualquier disciplina que se desempeñen en áreas de proyectos en las organizaciones, adquieran los conocimientos fundamentales para la implementación de los procesos de una oficina de administración de proyectos organizacional; tanto en la metodología en administración de proyectos, métricas de desempeño de los proyectos, métricas de desempeño de la cartera de proyectos, como en la tecnología de vanguardia relacionada; así como sensibilizar las habilidades gerenciales que permitan definir la visión y alcance de la oficina de administración de proyectos organizacional de una manera sólida y vanguardista.

Dirigido a:

El diplomado está dirigido a los gerentes de proyectos, responsables de oficinas de proyectos, líderes de proyectos, directores de área y gerentes generales de cualquier industria que requieran adquirir los conocimientos, las herramientas tecnológicas y técnicas para la implementación de oficinas de proyectos; así como también para aquellos que necesiten de actualizarse en esta disciplina.

Contenido:

Módulo: 1

La oficina de administración de proyectos.

Al final del módulo los participantes conocerán la importancia de contar con una oficina de administración de proyectos alineada a las iniciativas estratégicas del negocio, así como los procesos clave de una oficina de administración de proyectos, tipos de oficinas de administración de proyectos, además de adquirir los conocimientos para evaluar la madurez organizacional en administración de proyectos.

Temario

1. Definiendo el alcance de la oficina de administración de proyectos.

2. El rol organizacional de la oficina de administración de proyectos.

3. Los procesos de la oficina de administración de proyectos.

4. Habilidades requeridas para la oficina de administración de proyectos.

5. Los 3 modelos de las oficinas de administración de proyectos.

6. Cambio cultural

7. Análisis de la madurez organizacional en administración de proyectos.

Duración: 32 horas

Módulo: 2

Administración de la ejecución de iniciativas estratégicas: definición de mapas estratégicos.

El participante al concluir este módulo contará con la habilidad de entender y desarrollar dentro de su organización:

1. Mapas estratégicos.

2. Propuestas estratégicas de valor.

3. Planear la administración de la ejecución de iniciativas estratégicas a través de una oficina de administración de proyectos.

4. Alinear los objetivos de la organización con la capacidad de ejecutarlos.

5. Identificar como eliminar la brecha existente entre la estrategia y la ejecución.

6. Trabajar con las demandas operacionales para lograr resultados estratégicos.

Temario

1. Historia del Balanced ScoreCard.

2. Introducción al mapeo estratégico.

3. El rol de la propuesta de valor.

4. Estableciendo indicadores de desempeño para los objetivos.

5. Eliminando la brecha entre los objetivos y la operación.

6. Diferenciando entre lo que es operacionalmente importante y lo que es estratégicamente esencial.

7. Identificar los puntos de apalancamiento críticos dentro de un sistema que generará resultados estratégicos.

8. Generación de objetivos y métricas balanceados.

9. Crear una cartera estratégica de iniciativas y proyectos.

10. Cambio cultural ? obteniendo adeptos para el plan estratégico.

11. Auditorías estratégicas del desempeño de la cartera de proyectos administrada por la oficina de administración de proyectos.

Duración: 24 horas

Módulo: 3

La metodología de administración de proyectos.

El participante contará con el entendimiento básico del ciclo de vida del proyecto y como administrar y controlar el proceso para maximizar los resultados de acuerdo a las actividades del alcance, plan de trabajo y del presupuesto. Aprenderá a generar planes de trabajo efectivos, identificar como alinear al proyecto con las necesidades del negocio, desarrollar una variedad de técnicas para planear y administrar riesgos, comunicados, recursos, alcance y calidad. Durante este módulo, de manera práctica, los participantes cubrirán las 5 fases del ciclo de vida del proyecto a través de un proyecto piloto.

El participante se irá del módulo con un CD que incluye herramientas tecnológicas para el análisis de riesgos, soporte ejecutivo al proyecto, etc; además de que también se incluyen formatos estándar de soporte para los procesos de la oficina de administración de proyectos.

Temario

1. Visión general del marco de referencia de los proyectos.

2. La diferencia entre operaciones y proyectos.

3. Éxito de los proyectos y factores comunes de fracaso de cualquier organización.

4. Necesidad y valor de la administración de proyectos.

5. La triple restricción de los proyectos y como impactan la toma de decisiones.

6. Mantener el proyecto en balance ? constantes y variables.

7. Cómo actúa la administración de proyectos para dirigir proyectos complejos.

8. La cartera de proyectos y los conceptos de selección de proyectos para una oficina de administración de proyectos.

9. Conceptos, procesos y subprocesos del ciclo de vida del proyecto:

a. Fase de inicio.

b. Fase de planeación.

c. Fase de ejecución.

d. Fase de control.

e. Fase de cierre.

10. Los entregables del proyecto y elementos que se necesitan para la administración de proyectos efectiva.

11. Factores humanos involucrados con la administración de proyectos ? conceptos y consideraciones.

12. Fortalezas y habilidades esenciales del administrador de proyectos.

Duración: 24 horas

Módulo: 4

Especialización en el levantamiento de requerimientos.

Este módulo proveerá al participante de los conceptos y herramientas necesarias para diseñar y administrar de manera efectiva los requerimientos bajo los estándares de una oficina de administración de proyectos. Durante este módulo se realizará un simulador práctico del levantamiento de requerimientos como subproceso de la fase de planeación de la metodología de administración de proyectos.

Temario

1. Introducción y visión general.

2. Definición de requerimientos (fase de levantamiento).

3. Análisis de requerimientos.

4. Documentación de requerimientos.

5. Validación de requerimientos.

6. Control de cambios al alcance del proyecto y a los requerimientos.

7. Los requerimientos durante la fase de planeación.

8. Los requerimientos durante la fase de ejecución.

9. Los requerimientos durante las pruebas y aceptación.

10. Los requerimientos y el cierre del proyecto.

Duración: 8 horas

Módulo: 5

MS Project: fundamentos, administración y monitoreo.

Al término de este módulo 100% práctico el participante podrá:

1. Crear un calendario básico de algún proyecto incluyendo tareas y relaciones entre tareas.

2. Editar y organizar su proyecto.

3. Asignar recursos a las tareas de su proyecto.

4. Utilizar vistas de Project para obtener información acerca de su proyecto.

5. Dar formato a su proyecto.

6. Monitorear el avance de las tareas de su proyecto.

7. Imprimir vistas, calendarios y reportes.

8. Ordenar y encontrar tareas y recursos en un proyecto.

9. Utilizar vistas, tablas, detalles, grupos y filtros para visualizar la información del proyecto.

10. Crea y editar vistas, tablas y filtros.

11. Acortar la ruta crítica de su proyecto y administrar los recursos de su proyecto.

12. Administrar y ver la información de costos.

13. Personalizar filtros, tablas, vistas y reportes.

14. Utilizar las metodologías de calendarización.

15. Compartir y distribuir objetos construidos personalizados.

16. Construir semáforos de monitoreo para sus proyectos.

Temario

1. Visión global de la administración de proyectos.

2. Creando un calendario de proyecto.

3. Trabajando con tareas.

4. Trabajando con recursos.

5. Utilizando y configurando las vistas de MS Project.

6. Dando formato a la presentación del proyecto.

7. Dando seguimiento al progreso del proyecto en MS Project.

8. Ordenando y encontrando tareas y recursos.

9. Visión general de los objetivos del proyecto.

10. Personalización de objetos en MS Project.

11. Calendarización avanzada de recursos.

12. Administración de costos del proyecto con MS Project.

Duración: 16 horas

Módulo: 6

MS Project Server 2003: administrador de proyectos.

Durante este módulo 100% práctico, el participante aprenderá a:

1. Publicar proyectos en MS Project Server 2003.

2. Uso efectivo de MS Project Professional 2003.

3. Definir los roles del proyecto.

4. Personalizar hojas de tiempo y vistas de Gantt.

5. Actualizar planes de trabajo.

6. Utilizar Project Web Access en los modos de fuera de línea y en línea.

7. Reportar proyectos bajo el contexto de la oficina de administración de proyectos.

8. Colaborar en un proyecto con otros participantes de manera remota.

9. Establecer la información para los miembros del equipo a través de Project Web Access.

10. Personalizar MS Project Central para reflejar las necesidades organizacionales específicas en cuanto a la cartera de proyectos bajo los lineamientos de una oficina de administración de proyectos.

11. Utilizar Windows SharePoint Services 2.0 para habilitar la administración de documentos, riesgos y problemas del proyecto.

12. Configurar el uso del analista de la cartera de proyectos.

Temario

Nota: Este módulo incluye un fast track del manejo de MS Project Professional 2003.

1. Componentes de la solución MS EPM 2003.

2. Procesos de la administración de proyectos.

3. Conociendo Project Web Access.

4. Administración de tareas.

5. Configuración de notificaciones y alertas.

6. Trabajando con MS Outlook.

7. Administración de proyectos desde el centro de proyectos.

8. Administración de recursos desde el centro de recursos.

9. MS Project Professional 2003.

10. Configuración de la cuenta de la empresa.

11. Creando y publicando un calendario de proyecto en el servidor.

12. Publicar tareas y asignaciones.

13. Trabajando con los recursos de la empresa.

14. Definiendo el equipo desde la opción de la empresa.

15. Administración de riesgos.

16. Administración de documentos.

17. Administración de problemas.

Duración: 16 horas

Módulo: 7

MS Project Server 2003: miembros del equipo.

Durante este módulo 100% práctico, el participante aprenderá a:

1. Valorar el ciclo de vida de la administración de proyectos y la importancia del uso de MS Project Web Access 2003 para la colaboración en línea del monitoreo de los proyectos.

2. Trabajar con la interfase de Project Web Access 2003.

3. Aceptar y rechazar tareas y comunicar las razones a través de Project Web Access 2003 y su interacción con MS Outlook.

4. Trabajar con la hoja de tiempos reportando horas trabajadas y horas remanentes por tarea.

5. Trabajar con riesgos, problemas, documentos y reportes de estatus desde el sitio web del proyecto.

Temario

1. Visión general del ciclo de vida de la administración de proyectos.

2. Entendiendo los roles de MS Project Server 2003.

3. Introducción a MS Project Web Access 2003.

4. Responder a las solicitudes del administrador de proyectos / líder del proyecto.

5. Aceptar / rechazar la asignación de tareas.

6. Envío de reportes de avance.

7. Publicar y consultar documentos asociados al proyecto así como los lineamientos de la oficina de administración de proyectos.

Duración: 4 horas

Módulo: 8

MS Project Server 2003: ejecutivos y/o administradores de la cartera de proyectos.

Durante este módulo 100% práctico, el participante aprenderá a:

1. Entender la terminología básica de la administración de proyectos y la funcionalidad de MS Project Server 2003 como herramienta de soporte para la administración de la cartera de proyectos.

Temario

1. Visión general del ciclo de vida de la administración de proyectos.

2. La planeación estratégica y el objetivo de la administración de la cartera de proyectos.

3. Entendiendo el modelo del proyecto de la empresa.

4. Administración de documentos, riesgos y problemas a través del sitio web de trabajo del proyecto y a través de Project Web Access.

5. Modelación y análisis de proyectos a través de MS Project Server 2003.

Duración: 4 horas

Módulo: 9

Explotando la tecnología de MS Office y Project como soporte de los procesos de la oficina de administración de proyectos.

El participante obtendrá el conocimiento y las herramientas tecnológicas de cómo explotar la tecnología de MS Office para eficientar el desempeño de sus actividades administrando proyectos dentro del esquema de una oficina de administración de proyectos. El participante se irá del módulo con un CD que incluye herramientas tecnológicas para el análisis de riesgos, soporte ejecutivo al proyecto, etc.; además de que también se incluyen formatos estándar de soporte para los procesos de la oficina de administración de proyectos.

Temario

1. Administración de la cartera de proyectos y administración de proyectos: conceptos y técnicas.

2. La tecnología y la fase de inicio del proyecto.

3. La tecnología y la fase de planeación del proyecto.

4. La tecnología y la fase de ejecución del proyecto.

5. La tecnología y las fases de control y cierre del proyecto.

6. La administración de la cartera de proyectos a través de MS Project Server 2003.

7. Generación de reportes y comunicados a través de Windows SharePoint Services 2.0.

Duración: 16 horas